Klachtenregeling
(Engelse versie verderop de pagina)
Het is de intentie van bewonersorganisatie st. Leefbaarheidsteam ’t Hool dat iedereen zich veilig en welkom voelt en dat alle activiteiten op een integere manier plaatsvinden. We moedigen iedereen aan om uit te kijken voor elkaar maar ook vriendelijk en sportief te zijn. Zie daarvoor onze Gedragscode .
Ondanks onze zorg kunnen er situaties ontstaan waarbij je klachten hebt of je zorgen maakt over een aspect van je deelname aan een van onze activiteiten.
Dat kan te maken hebben met pesten; racisme; discriminatie; mogelijk verkeerd gebruik van gelden; verbaal misbruik; lichamelijke mishandeling; seksueel misbruik enz enz.
Dat kan gericht zijn aan jou of iemand anders. De klacht kan ook te maken hebben met hoe de organisatie functioneert of hoe zaken geregeld worden (zoals bijvoorbeeld het verkeerd gebruik van gelden).
Wij nemen deze klachten altijd serieus en moedigen iedereen aan om melding te maken van alle mogelijke klachten. Zij het door machtsmisbruik of anderszins.
Deze opties heb je tot je beschikking:
- Afhankelijk van de situatie kan je de betrokkene direct aanspreken.
- Als een kartrekker of vrijwilliger in je groep erbij betrokken is, óf als je het niet fijn vind om mensen direct aan te spreken dan kan je onze interne vertrouwenspersoon aanspreken. Op het moment is dat Jasmine / 06-22280858 / jasnotes@gmail.com
- Als je klacht over de vertrouwenspersoon gaat dan kan je de externe vertrouwenspersoon inschakelen. Dit is een getrainde vertegenwoordiger van stichting Ik Wil (stichtingikwil.nl).
Leyla Kalendar brengt je met een vertrouwenspersoon in contact: ikwil@gmail.com / 06-33083165 - Je kan je klacht ook direct aan het bestuur St. Leefbaarheidsteam ‘t Hool richten: Algemene email: knooppunt@hethool.nl
of de voorzitter Bas Heijmen: bas@hethool.nl / 06-20000640
Enkele tips om een klacht te melden:
- Ben je niet zeker van de situatie dan is het altijd goed om notities te maken van wat je gezien of gehoord hebt. Wees zo specifiek als mogelijk met data en tijden. Dat vergemakkelijkt het indienen van een klacht. Vooral ook als je de klacht telefonisch indient.
- Voel je altijd vrij om de interne vertrouwenspersoon aan te spreken als je vragen hebt of twijfels of er wel echt iets aan de hand is.
- Afhankelijk van het soort klacht kan je bewijs verzamelen zoals screenshots van een appgroep als mensen daarin bijvoorbeeld beledigend zijn.
- Wees zo specifiek mogelijk als je en klacht indient.
Wat gebeurt er na het indienen van een klacht?
Afhankelijk van de aard van de klacht en of deze is ingediend via de kartrekker of vertrouwenspersoon kan:
- de betrokken persoon worden aangesproken op zijn/haar gedrag en een waarschuwing krijgen.
- de betrokken persoon bij een tweede waarschuwing tijdelijk uit de groep of functie gezet worden en/of verwezen worden naar een instantie die hulp kan bieden.
- de betrokken persoon direct en permanent uit de groep en/of organisatie gezet worden.
- de betrokken persoon onderworpen worden aan een intern onderzoek zoals bijvoorbeeld controle van bonnetjes; financiële boeken;navraag bij betrokken personen enz enz
- de politie ingeschakeld worden als er spraken is van misdrijven.
Hoe lang duurt het?
Van het moment dat een klacht is ingediend en afhankelijk van de aard kan de afhandeling enkele dagen tot weken duren.
Het is onze intentie om om alle klachten zo snel als mogelijk af te handelen.
Als je vragen en/of opmerkingen hebt over deze procedure dan kan je contact opnemen met het bestuur of de vertrouwenspersoon.
(versie februari 2022)
Complaint procedure
While it is the intention of bewonersorganisatie St. Leefbaarheidsteam ‘t Hool to ensure that everyone feel safe, welcome, and that all activities are done with integrity by/for all (see our Code of Conduct), complaints or concerns may arise during participation at an event or initiative.
This may include bullying, racism, discrimination, suspected abuse of funds, verbal, emotional or sexual abuse, etc.
It may be directed at you, but it may be directed at someone else. We encourage everyone to look out for one another, be allies and supports. The complaint may also be related to the organisation and how something is done, e.g. if funds have been misused in any way.
We take all of this very seriously and greatly encourage everyone to signal any such abuses of power or position.
You have options for how you can do this.
- Depending on the situation or who is involved, you may want to speak to the person directly.
- If the Kartrekker or another volunteer is involved, or simply if you feel more comfortable, you can contact the Internal Vertrouwenspersoon.
This is currently Jasmine / 06-22280858, or jasnotes@gmail.com - If the complaint regards Jasmine, you can contact the External Vertrouwenspersoon.
This is a trained representative of St. Ik Wil (stichtingikwil.nl).
You can email Leyla Kalendar to find out which representative is available: ikwil@gmail.com / 06-33083165 - If you choose, you can also report the signal to the St. Leefbaarheidsteam ‘t Hool Bestuur: Algemene email: knooppunt@hethool.nl
of de voorzitter Bas Heijmen: bas@hethool.nl / 06-20000640
Tips for making a complaint:
- If you are not sure about the situation, you may want to keep notes or your suspicions (e.g. with dates and what you saw or heard). This helps make any eventual complaint you make more specific.
- But please, always feel free to inform the Internal Vertrouwenspersoon, even if there’s just one small signal or hint of possible abuse.
- Depending on the type of complaint, gather related documentation, for example, if someone is being insulting in a communication group, take screen shots of the texts.
- When making a complaint, be as specific as possible.
- If you plan to call about the complaint, we advise you write the main points down in advance. This helps ensure you don’t forget something.
What Next?
Depending on how you placed your complaint (e.g. via Karttrekker, or Vertrouwenspersoon), and depending on the nature of the complaint, the involved person:
- may be spoken to directly and receive a warning.
- if this is the second warning, the involved person may be asked to (temporarily) stop participating at or leading an activity, and may be given a referral to e.g. some supporting service.
- may be asked stop their activities or involvement in the organisation directly.
- a small investigation may be conducted, e.g. checking with persons present, or e.g. reviewing financial requests, or records, etc.
- the police may be directly informed.
How long does it take?
From the moment a complaint is placed, and depending on the nature, direct action may take anywhere to a few days to a few weeks.
It is our intention to resolve all complaints as swiftly as possible.
If you have any questions about this policy you can contact the Intern Vertrouwenspersoon, or email the board.
(versie februari 2022)